ARCHIVE - Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2008-2009

ARCHIVE - Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2008-2009 Version PDF (716 KB)

Chapitre I - Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

À propos de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada (SP) a été créé en 2003 pour assurer le leadership et la coordination de l'ensemble des ministères et organismes fédéraux responsables de la sécurité des Canadiens. Le Ministère assure l'exécution d'une gamme de programmes liés à la protection civile nationale, la protection des infrastructures essentielles et la sécurité des collectivités. Œuvrant à faire du Canada un pays sécuritaire et résilient, le Ministère offre du leadership, coordonne et soutient les efforts des organismes fédéraux responsables de la sécurité nationale et de celle des Canadiens. Le Ministère travaille également avec les autres paliers de gouvernement, les premiers répondants, les groupes communautaires, le secteur privé et d'autres pays pour atteindre ses objectifs.

Dans le but de protéger les Canadiens contre une gamme de menaces, le Ministère donne des conseils de nature stratégique et soutient le ministre de la Sécurité publique relativement aux questions concernant la sécurité publique, notamment : la sécurité nationale, la gestion des urgences, les services de police et l'application de la loi, l'interopérabilité et le partage des renseignements, la gestion des frontières, les services correctionnels et la mise en liberté sous condition, les services de police aux Autochtones et la prévention du crime.

Offrant un leadership stratégique en matière de sécurité publique, le Ministère travaille à l'intérieur d'un portefeuille constitué de cinq organismes et trois entités d'examen. Ces entités, incluant le Ministère, sont réunies sous le portefeuille de la Sécurité publique et relèvent du même ministre, ce qui permet une meilleure intégration des organismes fédéraux traitant des questions liées à la sécurité publique. Le Ministère soutient le ministre pour tous les aspects de son mandat et assure un leadership national en matière de sécurité publique, tout en respectant la responsabilité distincte de chaque organisme du portefeuille.

Le Ministère renferme également le Bureau de l'inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), qui se charge des examens indépendants de la conformité du SCRS à la loi, à l'orientation ministérielle et à la politique opérationnelle

Aperçu du portefeuille de la Sécurité publique

Le portefeuille de la Sécurité publique assume la responsabilité de la sécurité publique au sein du gouvernement du Canada et se compose de cinq organismes : l'Agence des services frontaliers du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission nationale des libérations conditionnelles et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il renferme également trois entités d'examen : le Comité externe d'examen de la GRC, la Commission des plaintes du public contre la GRC et le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

Chaque organisme du portefeuille et chaque organe d'examen, notamment l'IGSCRS, présente un rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À propos de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents contre l'utilisation ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. Elle accorde également à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Selon l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution du gouvernement doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de cette loi en ce qui concerne son institution au cours de l'exercice. Ce rapport décrit comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels tout au long de l'exercice 2008-2009.

L'Unité de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L'Unité de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services exécutifs du Secteur des politiques stratégiques. Elle est composée d'un gestionnaire, de deux conseillers principaux, quatre analystes et deux adjoints administratifs. Le gestionnaire de l'unité a agi à titre de coordonnatrice des demandes d'AIPRP du Ministère tout au long de l'année sur laquelle porte le rapport.

L'Unité de l'AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'Unité offre également les services suivants au Ministère :

• Traiter les consultations reçues d'autres organismes;
• Offrir des conseils et une orientation aux employés et aux cadres supérieurs sur des questions liées à l'AIPRP;
• Préparer les rapports annuels pour le Parlement;
• Donner des séances de sensibilisation sur l'AIPRP aux employés du Ministère;
• Coordonner les mises à jour aux manuels d'Info Source;
• Passer en revue les documents du Ministère, comme les vérifications et les évaluations, avant leur divulgation proactive sur le site web du Ministère;
• Élaborer des procédures internes sur le traitement des demandes d'AIPRP;
• Entretenir la salle de lecture de l'AIPRP du Ministère;
• Participer aux tribunes de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels - par exemple lorsqu'il faut aviser les auteurs des demandes que les délais sont prorogées ou lors de la communication des documents aux requérants - sont déléguées au coordonnateur ministériel de l'AIPRP par l'entremise de l'instrument de délégation qu'a signé le ministre de la Sécurité publique. Par contre, les exceptions continuent d'être approuvées par le sous-ministre, le sous-ministre délégué et tous les sous-ministres adjoints (SMA).

Un instrument de délégation détaillé est joint à l'Annexe A.

Faits saillants et réalisations pour 2008-2009

Sécurité publique Canada continue d'améliorer la façon dont le Ministère répond aux demandes d'AIPRP, en accélérant le processus de traitement des demandes et en améliorant l'efficacité et la précision. En 2007-2008, nous avons pris des mesures concrètes qui nous ont permis de réaliser ces objectifs, et nous avons apporté des améliorations, dont voici les grandes lignes :

• Toutes les catégories de documents ordinaires et tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires (FRP) ont été établis dans Info Source. L'Unité de l'AIPRP a dirigé un groupe de travail ministériel composé de représentants de chaque secteur et d'experts du groupe de gestion de l'information pour mettre à jour les descriptions des catégories de documents et de FRP spécifiques. Le groupe de travail est actif, et Sécurité publique Canada s'attend à ce que certaines mises à jour requises fassent partie des publications d'Info Source pour 2009.
• Le comité de gestion du Ministère a été informé de l'état du fonds de renseignement ainsi que des obligations qui lui incombent. Les membres du comité ont convenu que le Ministère continuera d'enregistrer les fichiers ordinaires, que les SMA examineront les données enregistrées dans Info Source pour vérifier leur actualité et, qu'à partir de ce moment-là, le Ministère respectera les exigences règlementaires ayant trait aux activités des nouveaux programmes.
• Le Ministère a également encouragé les SMA à accélérer les réponses aux demandes de communication, en présentant des rapports hebdomadaires à la haute direction et en établissant des rapports trimestriels sur le respect des échéances d'extraction de données par secteur.
• En novembre 2008, l'Unité de l'AIPRP a déménagé à l'administration centrale du Ministère, au 269, avenue Laurier Ouest. Ce changement s'est avéré bénéfique pour le rendement du Ministère relativement aux questions liées à l'AIPRP, dans la mesure où il a facilité l'accès aux bureaux de première responsabilité (BPR) et réduit le délai d'acheminement de la majorité des dossiers. Malgré la hausse considérable des demandes de consultation au cours de la dernière année, le Ministère s'est évertué à en respecter les délais, en dépit du nombre toujours élevé de demandes.

Défis

Dotation

L'Unité de l'AIPRP a modifié sa structure organisationnelle afin de se donner une plus grande souplesse quant au recrutement, et elle la création de postes de perfectionnement afin de conserver ses employés chevronnés. Sécurité publique continue d'examiner les niveaux de dotation de l'Unité de l'AIPRP. Comme c'est le cas pour toutes les institutions fédérales, le recrutement et le maintien de professionnels qualifiés de l'AIPRP demeure le défi le plus significatif. Le défi à Sécurité publique est d'autant plus compliqué par l'exigence voulant que plusieurs employés de l'AIPRP doivent posséder une cote de sécurité aux plus hauts niveaux étant donné la nature des opérations du Ministère.

Sécurité publique Canada continue d'examiner les ressources à l'Unité de l'AIPRP.

Chapitre II - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Tendance générale de la charge de travail

L'Annexe B fait un survol du rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qu'a traitées Sécurité publique Canada entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009. Cette section fournit des explications et interprétations de l'information statistique en analysant les tendances de la charge de travail.

Graphique 1 - Tendance générale de la charge de travail

Au cours des six dernières années, la charge de travail de l'Unité de l'AIPRP a doublé. On a pu observer au cours de l'exercice 2008-2009 une légère réduction du volume total comparativement aux années précédentes. Les totaux annuels comptent les demandes officielles d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que les consultations provenant d'autres organismes. Ne sont pas inclus dans ces données les demandes traitées de façon non officielle ou les autres services que l'Unité de l'AIPRP offre au Ministère.

Sécurité publique Canada coordonne les activités impliquant les institutions fédérales relevant du portefeuille de la Sécurité publique et d'autres organismes de tous les ordres de gouvernement relativement aux questions liées à la sécurité des Canadiennes et des Canadiens. Par conséquent, le Ministère traite autant de demandes de consultation d'autres institutions que de demandes officielles d'accès à l'information. Les tâches liées aux demandes d'AI représentent la charge de travail dominante de l'Unité de l'AIPRP.

Le tableau ci-dessous donne une ventilation détaillée de ces données par catégorie.

Graphique 2 - Tendances de la charge de travail par catégorie

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (demandes reçues)

Pendant l'année, le Ministère a reçu douze (12) demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cinq (5) demandes avaient été reportées de l'année précédente, pour un total de dix-sept (17) demandes à traiter durant l'exercice 2008-2009. Parmi ces demandes, quinze (15) ont été réglées pendant l'année, alors que les deux (2) autres ont été reportées à l'année suivante.

Le nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est demeuré assez constant au cours des années, et on ne s'attend pas à ce qu'il augmente de façon importante. Sécurité publique Canada ne recueille pas beaucoup d'information directement des Canadiens. Pour cette raison, il ne reçoit que peu de demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Par comparaison, les organismes du portefeuille dont les mandats sont de nature plus opérationnelle, comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Service correctionnel du Canada (SCC), reçoivent des milliers de demandes par année.

Le graphique suivant illustre le nombre de demandes présentées au Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Graphique 3 - Nombre de demandes officielles de protection des renseignements personnels reçues par Sécurité publique Canada

Prorogations

Aux termes de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes s'il n'est pas possible de terminer les recherches de documents dans les 30 jours suivant la réception de la demande, ou si elles doivent consulter d'autres institutions. Au cours de 2008-2009, le Ministère a eu recours à une seule prorogation de 30 jours ou moins, à cause d'ingérences dans les opérations.

Rendement sur la capacité de répondre aux demandes dans les délais prescrits

Sécurité publique Canada a répondu à treize (13) des quinze (15) demandes en 30 jours ou moins. Il a fallu de 31 à 60 jours pour répondre à deux demandes.

Issue des demandes pour 2008-2009

La plupart des demandes relatives à la protection des renseignements personnels qu'a reçues l'Unité de l'AIPRP de Sécurité publique Canada étaient adressées à un des organismes du portefeuille, comme la GRC, le SCC, l'ASFC ou le SCRS. Par conséquent, il est impossible pour le Ministère de traiter la plupart des demandes qu'il reçoit, puisque souvent il ne possède pas les documents demandés.

Le tableau ci-dessous identifie l'issue des demandes traitées pendant l'année.

Graphique 4: Issue des demandes

Consultations d'autres organismes

Le Ministère coordonne les activités exécutées par les institutions fédérales et celles relevant du portefeuille de la Sécurité publique; c'est ainsi qu'il se penche de plus en plus sur les dossiers traités par ces institutions. Une grande partie de la charge de travail de l'Unité de l'AIPRP consiste à mener des consultations pour répondre aux demandes officielles d'accès à l'information reçues par les institutions. Ces responsabilités ne sont pas prises en compte dans l'évaluation des niveaux de ressources de l'Unité de l'AIPRP.

En 2008-2009, au total, dix (10) demandes de consultation ont été présentées au Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le tableau ci-dessous résume le nombre de consultations reçues durant les six dernières années.

Graphique 5: Nombre de consultations de protection des renseignements personnels reçues d'autres organismes

Enquêtes

Le Commissaire à la protection de la vie privée a reçu deux plaintes cette année, qui font toujours l'objet d'enquêtes.

Appels déposés devant les tribunaux

Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale au cours de l'exercice 2008-2009.

Formation

Aucune formation n'a été donnée par le Ministère sur les responsabilités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'année visée par le rapport.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées pendant l'année

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.

Couplage ou échange de données signalées pour la période sur laquelle porte le rapport

Il n'y a pas d'activités de couplage ou d'échange de données à signaler.

Divulgation d'information conformément aux alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances bien précises et limitées où les institutions peuvent divulguer des renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable le consentement de l'individu qu'ils concernent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a désigné quatre types de divulgations effectuées en vertu des alinéas précis de ce paragraphe et que les institutions doivent inclure dans leur rapport annuel de cette année. Il s'agit des renseignements divulgués aux parlementaires, pour les besoins de l'application de la loi ou dans l'intérêt public.

Pendant la période visée par le rapport, aucun renseignement personnel n'a été divulgué par Sécurité publique Canada conformément aux alinéas 8(2)(e), (f), (g) et (m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A: Ordonnances de délégation de pouvoirs - Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe B: Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels

Exigences en matière d'établissement de rapports pour 2008-2009

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.

Prière d'indiquer le nombre :

• d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 1

Date de modification :

2022-08-12