Modalités du Cadre sur les coûts de sécurité des événements internationaux majeurs

1. Objet

Le présent document vise à établir les modalités du Cadre sur les coûts de sécurité des événements internationaux majeurs (ci-après « modalités ») pour un programme de contribution sous l’autorité de Sécurité publique Canada (ci-après « le Ministère ») afin de rembourser aux provinces, aux territoires et aux municipalités (ci-après les « administrations ») les dépenses admissibles relatives aux mesures supplémentaires, extraordinaires, justifiables et raisonnables en matière de police et de sécurité engagés dans le cadre d’un événement international qui se déroule au Canada sous la présidence du premier ministre ou d’un ministre (ci-après événement international majeur).

2. Définitions

Dans les présentes modalités :

  1. 2.1 « Événement international majeur» s’entend d’un événement international qui se déroule au Canada sous la présidence du premier ministre ou d’un ministre, et désigné par le premier ministre comme étant admissible à une aide financière dans le cadre du programme de contribution.
  2. 2.2 « Coûts de sécurité supplémentaires » s’entend des coûts admissibles, supplémentaires, extraordinaires, justifiables et raisonnables liés aux services de police et de sécurité, engagés par des administrations provinciales, territoriales et municipales en appui direct d’une opération de sécurité menée par la GRC dans le cadre d’un événement international .
  3. 2.3 « Coûts inadmissibles à un remboursement » désigne les dépenses ordinaires qui auraient été faites même si l’événement international n’aurait pas eu lieu.
  4. 2.4 Les « Administrations provinciales, territoriales et municipales » (administrations) comprennent les gouvernements provinciaux, territoriaux ou régionaux et les administrations locales et municipales qui fournissent des services de police et/ou des services liés à la sécurité pour appuyer une opération de sécurité menée par la GRC dans le cadre d’un événement international.

3. Autorité

  1. 3.1 Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile (le ministre) a le pouvoir de créer un programme de paiements de transfert pour appuyer la mise en place et l’administration d’un programme de contribution pour les questions relatives à la sécurité publique et la protection civile, en vertu des alinéas 6(1)a) et b) de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, L.C., 2005, ch. 10.
  2. 3.2 Le ministre est autorisé à négocier des ententes de contribution avec les administrations et à faire des paiements de transfert, conformément à l’alinéa 6(1)c) de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, L.C., 2005, ch. 10.
  3. 3.3 Les ententes de contribution et les paiements de transfert doivent être administrés conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

4. Description et objectifs du programme de contribution

  1. 4.1 Dans le cadre de ce programme de contribution, le Ministère a le pouvoir de conclure une entente de contribution avec chaque administration admissible qui participe à l’exécution d’une opération de sécurité lors d’un événement international majeur.
  2. 4.2 L’objectif général du programme de contribution est d’obtenir la collaboration des administrations lors de la prestation de services de police et de sécurité dans le cadre d’un événement international majeur désigné :
    1. 4.2.1 en permettant aux jurisdictions de demander au gouvernement du Canada, en vertu d’entente de contribution négociées, de rembourser les coûts de sécurité supplémentaires admissibles liés aux services de police et de sécurité lors d’un événement; et
    2. 4.2.2 en permettant au gouvernement du Canada de rembourser aux administrations, un moyen d’un programme de contribution, les coûts de sécurité supplémentaires admissibles liés aux services de police et de sécurité lors d’un événement.
  3. 4.3 Le programme de contribution aide le Ministère à atteindre ses objectifs liés aux politiques sur les menaces pour la sécurité publique qui sont en constante évolution et à exercer son leadership continu au sein de la collectivité canadienne d’application de la loi.
  4. 4.4 Il prévoit également une méthode favorisant la collaboration entre le Ministère et les administrations. Ceci permet également au ministère de donner des conseils plus opportuns, d’obtenir des estimations des coûts fiables, et de poursuivre l’élaboration et la coordination des stratégies ciblées afin d’atteindre les résultats escomptés dans les principaux domaines de politiques en matière d’application de la loi.

5. Bénéficiaires admissibles

Les administrations qui doivent adopter des mesures liées aux services de police et à la sécurité pour appuyer directement l’opération de sécurité menée par la GRC dans le cadre d’un événement international majeur sont les seuls bénéficiaires admissibles. Les ententes de contribution peuvent être conclues avec des administrations et avec des commissions ou des services de police établis par ces administrations si ces commissions ou ces services ont la capacité juridique de conclure une entente.

6. Activités admissibles

  1. 6.1 Les activités admissibles sont les mesures supplémentaires, extraordinaires, justifiables et raisonnables liées aux services de police et de sécurité, y compris les services de gestion des urgences connexes, qui vont au-delà des sphères de compétences habituelles du bénéficiaire. De plus, les activités admissibles sont menées pour appuyer directement un événement international  désigné, et elles sont jugées nécessaires par le Groupe Intégré de la Sécurité (GIS) dirigé par la GRC pour la prestation de l’ensemble des opérations de sécurité menées dans le cadre de l’événement.
  2. 6.2 Afin de tenir compte des exigences particulières relatives à la sécurité d’un événement international, le programme de contribution reconnaît que les activités se dérouleront pendant les trois phases suivantes :
    1. 6.2.1 Phase de planification
      Cette phase peut comprendre, entre autres, des activités ou des exercices nécessaires pour évaluer les exigences relatives à la sécurité et concevoir un plan opérationnel pour assurer la tenue en toute sécurité d’un événement international . Cela peut comprendre la collecte de renseignements conjoints, l’engagement communautaire en matière de planification de la sécurité opérationnelle et les activités logistiques visant à se procurer les matériaux, l’équipement et les services nécessaires pour appuyer l’opération de sécurité.
    2. 6.2.2 Phase de déploiement
      Cette phase peut comprendre, entre autres, des activités associées au positionnement de personnel et de biens ainsi que l’exécution de l’opération de sécurité.
    3. 6.2.3 Phase de démobilisation
      Cette phase peut comprendre, entre autres, des activités nécessaires au démantèlement et au transfert des biens et de l’équipement utilisés dans le cadre de l’événement international , à la préparation de rapports et de documents sur les leçons retenues, à l’appui du processus de vérification et à la conclusion des transactions administratives et financières afin de mettre fin à l’événement.
  3. 6.3 Le Ministère consulte la GRC (l’organisme responsable) pour établir les échéanciers raisonnables associés à chaque phase pendant lesquelles des activités liées aux services de police et à la sécurité seront nécessaires. Les échéanciers seront ensuite communiqués aux administrations.
  4. 6.4 Le Ministère peut soutenir le remboursement de dépenses (avant l’exécution) engagées admissibles pour des coûts supplémentaires liées aux services de police et à la sécurité encourus en lien avec un événement international  avant la signature de l’entente de contribution. Étant donné que les bénéficiaires doivent entreprendre des activités de planification de la sécurité avant la négociation d’une entente de contribution, ils doivent par conséquent assumer les coûts directement liés à l’événement international. Les dépenses (avant l’exécution) peuvent être engagées par le bénéficiaire à partir de la date où les activités de planification de la sécurité sont entreprises à la suite de l’annonce officielle du premier ministre. Le remboursement des dépenses (avant l’exécution) engagées est conditionnel à l’obtention de l’approbation du financement du Ministère.

7. Limit sur le cumul

  1. 7.1 Dans le cadre du présent programme de contribution, l’aide gouvernementale totale (limite sur le cumul) (aide fédérale/provinciale/territoriale/municipale accordée pour les mêmes fins et les mêmes dépenses admissibles) ne de pas dépasser la totalité des coûts supplémentaires admissibles liés à la sécurité, de façon à ne pas donner d’avantage économique au bénéficiaire.
  2. 7.2 Pour recevoir la contribution fédérale, le bénéficiaire doit divulguer toutes les sources de financement potentielles et confirmées liées à un événement international  avant le début de l’événement et à la fin de celui-ci.
  3. 7.3 Le Ministère veillera à ce que les paiements de transfert octroyés respectent ces conditions et à ce que la contribution fédérale soit fondée sur l’aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale, territoriale et municipale reçue pour les mêmes coûts supplémentaires admissibles).

8. Exigences relatives à la demande

  1. 8.1 Le premier ministre doit désigner un événement comme un événement international majeur pour que les présentes modalités s’appliquent.
  2. 8.2 Les bénéficiaires admissibles, définis à l’article 6, peuvent communiquer avec le Ministère pour obtenir une aide financière relativement à un événement international majeur.
  3. 8.3 Chaque bénéficiaire admissible doit élaborer des plans opérationnels qui expliquent les mesures de sécurité qui doivent être mises en place dans le cadre de l’événement international majeur, préparer les estimations des coûts correspondantes et les documents justificatifs connexes afin de refléter les coûts de sécurité supplémentaires admissibles liés à la sécurité qu’ils s’attendent à engager pour mener l’opération de sécurité. Les estimations des coûts doivent correspondre aux hypothèses de planification de la GRC.

9. Critères de sélection et procédure d’examen

  1. 9.1 Les administrations admissibles qui organisent un événement doivent collaborer étroitement avec le GIS dirigé par la GRC, qui assume la responsabilité générale de planifier et de coordonner l’événement, en plus d’en assurer la sécurité.
  2. 9.2 Le Ministère est chargé de la gestion et de l’application des modalités relatives à la remise d’une aide financière fédérale aux administrations qui organisent un événement international majeur. Ces responsabilités comprennent les négociations avec les administrations en vertu de ces modalités, la ratification d’ententes de contribution et le remboursement des coûts de sécurité supplémentaires admissibles à la suite d’une vérification des dépenses réclamées par le gouvernement fédéral. Plus particulièrement, le Ministère est chargé d’examiner chaque estimation de coût présentée et de jouer une fonction de remise en question à leur sujet pour assurer la conformité et déterminer si les coûts liés à la sécurité sont admissibles et conformes aux opérations de sécurité dirigées par la GRC dans le cadre de l’événement.

10. Établir un montant maximal pour les contributions

  1. 10.1 Un montant total pour les contributions versées dans le cadre de ce programme ne peut être établi, puisque chaque événement international majeur comporte des exigences particulières en matière de sécurité qui  dépendent beaucoup d’éléments de coût uniques comme le moment où la tenue de l’événement est annoncée; l’endroit où il a lieu, la taille du périmètre de sécurité qui doit être créé; l’état des infrastructures dont celles liées aux télécommunications; les menaces et les risques propres à l’événement, le nombre de ressources humaines nécessaires pour assurer la sécurité; la taille des délégations, la durée de l’événement et son ordre du jour.
  2. 10.2 À titre d’organisme responsable des services de police et de la sécurité lors de l’événement, la GRC évalue, planifie et coordonne les exigences en matière de sécurité avec le bénéficiaire. Le financement requis sera inclus dans l’entente de contribution lorsque le Ministère aura revu le caractère raisonnable des estimations des coûts présentées par le bénéficiaire. 

11. Fonds disponibles par bénéficiaire

  1. 11.1 Aucun maximum n’a été établi en ce qui a trait aux fonds disponibles par bénéficiaire. Cependant, pour assurer un meilleur contrôle des coûts et une meilleure certitude les concernant, chaque entente de contribution doit contenir un cap monétaire relatif au remboursement qui sera fondé sur les estimations des coûts estimées. Cette somme sera fondée sur des discussions détaillées entre des représentants du Ministère et les administrations pour comprendre le contexte opérationnel des mesures de sécurité et pour déterminer si les coûts supplémentaires liés à la sécurité sont admissibles.
  2. 11.2 La réception d’estimations des coûts ne constitue pas une approbation du remboursement des dépenses liées aux services de police et à la sécurité qui doivent faire l’objet d’une vérification du gouvernement fédéral avant d’être remboursées.
  3. 11.3 Le Ministère peut demander l’aide d’un processus d’examen indépendant par les pairs composé d’au moins un spécialiste indépendants des services de police et de la sécurité qui menera un examen des dépenses proposées liées à des biens et à des services pour appuyer le plan intégré de sécurité sous la direction de la GRC, et pour valider les estimations de coûts indiquées dans les plans de sécurité des administrations.

12. Base du calcul et calendrier des paiements

  1. 12.1 Pour chaque bénéficiaire, les dates et les modalités relatives aux paiements, y compris les paiements intérimaires, sont négociées en se fondant sur les exigences relatives à la sécurité propres à l’événement international majeur, et elles sont précisées dans l’entente de contribution.
  2. 12.2 Tous les paiements sont des paiements progressifs prenant la forme d’un remboursement des coûts de sécurité supplémentaires admissibles engagés à la lumière d’une demande et des rapports pertinents sur les activités présentés par le bénéficiaire.
  3. 12.3 Tous les coûts soumis après que le paiement final ait été versé au bénéficiaire ne seront pas examinés aux fins de financement dans le cadre du programme de contribution.

13. Rapports sur les résultats atteints

Les bénéficiaires doivent remettre au Ministère les rapports nécessaires qui expliquent les activités menées à l’appui des services de police et des opérations de sécurité. Les rapports doivent expliquer quels résultats ont été atteints avec le financement fourni dans le cadre du programme de contribution et quelles méthodes ont été utilisées pour assurer la mise en œuvre de mesures de sécurité efficientes (p. ex. processus d’approvisionnement efficaces). En outre, les bénéficiaires devront présenter un rapport financier détaillé présentant les coûts de sécurité supplémentaires admissibles engagés en raison de l’événement international majeur.

14. Coûts de sécurité supplémentaires admissibles

Les coûts relevés dans cette section ne visent pas à subventionner les responsabilités normales et continuelles du bénéficiaire dans son administration. L’aide financière fédérale vise uniquement à rembourser les coûts de sécurité supplémentaires engagés directement pour appuyer l’opération de sécurité menée par la GRC dans le cadre d’un événement international majeur.

Sans égard à la liste des coûts admissibles présentée ci-dessous, le bénéficiaire doit faire tous les efforts possibles pour :

Comme des exigences particulières en matière de sécurité sont nécessaires lors de la mise en œuvre d'une opération intégrée de sécurité menée pendant un événement international majeur, la liste des coûts admissibles est établie en fonction des phases de planification, de déploiement et de démobilisation d'un événement.

15. Liste des coûts admissibles

Coûts liés au personnel – Planification

  1. 15.1 Les salaires réguliers, les coûts des heures supplémentaires et les avantages sociaux des membres de l’équipe spécialisée de planification à temps plein qui a été mise sur pied pour appuyer directement les préparatifs de sécurité en prévision d’un événement international majeur.  Les conditions suivantes s’appliquent à ces coûts admissibles :
    1. 15.1.1 Le bénéficiaire doit montrer au Ministère que la taille, la portée et la durée de l’événement nécessitent qu’une équipe spécialisée de planification s’y consacre à temps plein et obtenir son approbation;
    2. 15.1.2 Les membres de l’équipe spécialisée de planification à temps plein doivent consacrer toutes leurs heures de travail à la planification de la sécurité de l’événement;
    3. 15.1.3 Le bénéficiaire doit montrer que les postes des employés nommés au sein de l’équipe spécialisée de planification à temps plein sont dotés par d’autres employés à l’administration centrale, à l’endroit où ils étaient en détachement ou dans leur organisme d’attache.
  2. 15.2 Les heures supplémentaires effectuées par un employé à temps plein ou temporaire (temps partiel) qui ne fait pas partie de l’équipe spécialisée de planification à temps plein, pour offrir son expertise, au besoin, pour appuyer directement les préparatifs de sécurité en prévision de l’événement
    (p. ex. planificateurs de police montée).
  3. 15.3 Les coûts associés à des postes additionnels à temps plein ou temporaires (temps partiel) par l’intermédiaire de services contractuels pour mener les activités de planification associées à l’opération de sécurité menée lors d’un événement (p. ex. technologies de l’information).
  4. 15.4 Les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent aux coûts admissibles décrits aux paragraphes 15.2 et 15.3 :
    • Tous les salaires réguliers, toutes les heures supplémentaires effectuées et tous les avantages sociaux accordés doivent être conformes aux conventions collectives ou aux contrats d’emploi existants; et
    • Des documents doivent être fournis pour préciser le nombre de postes dont les titulaires sont réaffectés, les coûts salariaux attribuables aux activités de planification et le temps réel consacré aux activités de planification en matière de sécurité.
  5. 15.5 Si le modèle de l’équipe spécialilsée de planification à temps plein est approuvé par le Ministère, les heures supplémentaires et les coûts liés au remplacement des employés détachés ou en poste à l’administration centrale ne sont pas admissibles à un remboursement.

OU, Si le modèle de l’équipe spécialisée de planification à temps plein n’est pas approuvé par le Ministère, les coûts suivants sont admissibles :

  1. 15.6 Les heures supplémentaires et les avantages sociaux des employés à temps plein ou à temps partiel (personnel de bureau et sur le terrain) versés pour appuyer directement les activités de planification de l’événement; et
  2. 15.7 Les salaires réguliers, les heures supplémentaires et les avantages sociaux des employés temporaires (poste de remplacement) embauchés (par contrat ou par l’intermédiaire d’une réaffectation interne) pour effectuer les tâches normales des employés à temps plein (personnel de bureau ou sur le terrain) et qui ont été réaffectés pour mener les activités de planification en prévision de l’événement.
  3. 15.8 Les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent aux coûts admissibles décrits aux paragraphes 15.6 et 15.7 :
    • Tous les salaires réguliers, toutes les heures supplémentaires effectuées et tous les avantages sociaux accordés doivent être conformes aux conventions collectives ou aux contrats d’emploi existants;
    • Des documents doivent être fournis pour préciser le nombre de postes remplacés, de personnes employées et le temps réel travaillé; et
    • Le bénéficiaire doit montrer qu’une augmentation de l’effectif global était nécessaire pour remplir les exigences en matière de planification.

Coûts liés au personnel – Déploiement et démobilisation

  1. 15.9 Les salaires réguliers, les heures supplémentaires et les avantages sociaux des membres de l’équipe spécialisée de planification à temps plein (approuvée par le Ministère au paragraphe 15.1) et qui travaille maintenant directement à l’appui de l’opération de sécurité menée lors de la phase de déploiement et des activités de démobilisation.
  2. 15.10 Heures supplémentaires et avantages sociaux des employés à temps plein et temporaires menant des activités de déploiement et/ou de démobilisation. 
  3. 15.11 Les salaires réguliers, les heures supplémentaires et les avantages sociaux des employés temporaires (poste de remplacement) embauchés (par l’intermédiaire d’un contrat ou d’une réaffectation interne) pour remplir les tâches normalement confiées aux employés à temps plein (personnel de bureau et sur le terrain) et qui ont été réaffectés pour mener des activités de déploiement ou de démobilisation en prévision de l’événement.
  4. 15.12 Les conditions suivantes s’appliquent aux coûts admissibles décrits aux paragraphes 15.9, 15.10 et 15.11:
    • Tous les salaires réguliers, toutes les heures supplémentaires effectuées et tous les avantages sociaux accordés doivent être conformes aux conventions collectives ou aux contrats d’emploi existants; et
    • Des documents doivent être fournis pour préciser le nombre de postes dont le titulaire a été réaffecté à des activités de déploiement, de personnes employées comme remplaçantes et le temps réel travaillé pour mener les activités de déploiement.
  5. 15.13 Phase de déploiement seulement - Lorsque le bénéficiaire doit demander l’aide d’organisations contractantes (p. ex. services de police) pour accroître sa capacité dans le cadre d’une opération de sécurité liée à un événement international majeur, les salaires réguliers, les heures supplémentaires et les avantages sociaux des employés déployés.

Coûts admissibles jusqu’à 100 % – Toutes les phases (planification, déploiement, démobilisation)

  1. 15.14 Espace en location – Coûts liés à l’hébergement temporaire  de l’équipe spécialisée de planification à temps plein lorsque l’administration est incapable de l’accueillir dans les immeubles qu’elle occupe déjà en raison du manque d’espace.
  2. 15.15 Espace d’entreposage en location – Coûts engagés pour répondre aux exigences logistiques associés à l’entreposage de biens et d’équipement nécessaires à l’opération de sécurité lorsque l’administration est incapable de trouver un immeuble existant convenable pour entreposer les biens et l’équipement.
  3. 15.16 Centre de commandement temporaire en location – Coûts engagés pour permettre l’établissement d’un centre de commandement temporaire pour gérer l’opération de sécurité lorsque le centre de commandement existant de l’administration est insuffisant dans le cadre de l’événement international majeur et lorsque l’administration est incapable d’utiliser un autre immeuble faisant partie de ses infrastructures existantes.
  4. 15.17 Centre de traitement des détenus temporaire en location – Coûts engagés pour établir un centre de traitement des détenus temporaire pour détenir les personnes appréhendées lors de l’événement international majeur lorsque le centre de traitement des détenus existant de l’administration ne convient pas en raison de sa taille ou de l’endroit où il se trouve et lorsque l’administration est incapable d’utiliser un autre immeuble faisant partie de ses infrastructures existantes.  
  5. 15.18 Pour les coûts admissibles décrits aux paragraphes 15.14, 15.15, 15.16 et 15.17, les conditions supplémentaires suivantes s’appliquent : les améliorations aux immeubles nécessaires pour se conformer aux normes en matière de santé et de sécurité sont aussi admissibles. Lorsqu’il est nécessaire de configurer le centre de traitement des détenus loué, les coûts admissibles seront ceux associés à la conception la plus économique.
  6. 15.19 Installations de télécommunications en location – Coûts associés aux infrastructures et/ou à l’équipement jugés nécessaires pour permettre des communications appropriées lors de l’opération de sécurité menée pendant la phase de déploiement. L’administration doit montrer les exigences opérationnelles relatives aux infrastructures et à l’équipement de télécommunications qui vont au-delà de ses normes opérationnelles habituelles.
  7. 15.20 Équipement de bureau en location – Coûts associés aux ordinateurs de bureau, aux portables, aux imprimantes, aux photocopieurs et aux déchiqueteuses nécessaires à la création d’une équipe spécialisée de planification spécialisée à temps plein lorsque tous les efforts ont été faits par l’administration pour maximiser l’utilisation de l’inventaire interne existant.
  8. 15.21 Indemnité de transport, de repas et d’hébergement – Coûts engagés en déplacement pour mener des activités directement liées à l’événement international majeur, conformément aux conventions collectives ou aux contrats d’emploi existants. 
  9. 15.22 Location de véhicule et essence – Coûts associés à des activités directement liées à l’événement international majeur.
  10. 15.23 Contrats de services passés avec le secteur privé – Coûts directement liés au mandat de l’administration d’établir ou de démobiliser des infrastructures et/ou de l’équipement de télécommunication, de l’équipement logistique ou opérationnel, un centre de commandement, un centre de traitement des détenus temporaire, une aire de préparation pour offrir les repas aux policiers, des installations temporaires aux fins d’entreposage et des services de déménagement pour l’équipement de sécurité.
  11. 15.24 Messagerie – Coûts associés au transport et à la livraison de documents papier ou de colis pour l’échange d’information nécessaire ou de documents liés aux activités de sécurité menées dans le cadre d’un événement international majeur.
  12. 15.25 Frais de transport – Coûts associés au transport d’un bien, d’équipement ou de matériel, loué ou acheté, en appui direct de la sécurité lors d’un événement international majeur. 
  13. 15.26 Fournitures opérationnelles – Coûts associés aux articles dont le but est général et qui ont une durée de vie limitée, ou qui ne conviennent pas à une utilisation répétée (p. ex. affichage préparé par la police en prévision d’un événement en particulier et menottes en plastique).
  14. 15.27 Services de bureau – Coûts associés aux services de déchiquetage, d’impression, de copie et de traduction liés directement à l’événement international majeur.
  15. 15.28 À la discrétion du ministre, d’autres coûts de sécurité supplémentaires raisonnables jugés nécessaires à l’opération de sécurité menée dans le cadre de l’événement.

Coûts admissibles jusqu'à 100 % – Phases de planification et de déploiement seulement

  1. 15.29 Équipement opérationnel en location – Coûts associés aux biens et au matériel en location jugés nécessaires pour l’exécution de l’opération de sécurité. L’administration doit montrer qu’elle ne possède pas suffisamment d’équipement, de biens ou de matériel pour répondre aux exigences en matière de sécurité qui vont au-delà de ses normes opérationnelles habituelles.
  2. 15.30 Formation spécialisée – Coûts directement liés à l’opération de sécurité menée dans le cadre de l’événement international majeur et qui ne font normalement pas partie du programme régulier de perfectionnement professionnel de l’administration (p. ex. escortes motorisées et exercices conjoints menés par l’Unité de sécurité intégrée de la GRC).
  3. 15.31 Services d’urgence – Coûts attribuables aux préparatifs de sécurité associés aux mesures d’urgence comme les services d’incendie et le personnel paramédical pour appuyer directement les opérations de sécurité menées dans le cadre d’un événement international majeur et demandées expressément par l’administration organisatrice.
  4. 15.32 Services intragouvernementaux – Lorsque, dans le cadre des activités opérationnelles courantes, un bénéficiaire est assujetti à la réception d’une facture pour un service qu’il a demandé de la part d’un autre ministère du même gouvernement (p. ex. transport par autobus, soutien aux technologies de l’information), lorsque les coûts associés à ce service représentent la solution la plus économique et que ce service est rendu dans le cadre de l’événement.
  5. 15.33 Coûts administratifs – Coûts encourus par une organisation contractante  (c.-à-d. services de police) et qui sont associés à l’appui de la planification et du déploiement de ressources pour aider un bénéficiaire à remplir ses responsabilités lors de l’exécution de l’opération de sécurité menée dans le cadre d’un événement international majeur, et qui ne dépasse pas 3 % des coûts salariaux totaux réclamés en vertu d’ententes écrites conclues avec le bénéficiaire. 

Coûts admissibles jusqu'à 100 % – Phase de déploiement seulement

  1. 15.34 Bien, équipement ou matériel acheté – Article acheté lorsqu’il est impossible de le louer. L’article répond à une exigence obligatoire relative à la sécurité de l’événement, mais il n’est d’aucune autre utilité pour le bénéficiaire après celui‑ci (p.ex. casques antiémeutes, systèmes de communication, armes à feu). L’article doit être remis au gouvernement du Canada et géré conformément au paragraphe 17.5, qui porte sur la gestion des biens et de l’équipement.   
  2. 15.35 Agent correctionnel – Dépenses salariales supplémentaires et autres coûts associés aux agents correctionnels si on s’attend à des hausses importantes du nombre de détenus devant être traités en raison de perturbations et du nombre élevé d’arrestations nécessitant l’utilisation de palais de justice en dehors des heures de bureau.
  3. 15.36 Prime d’assurance – Prime d’assurance supplémentaire sur la police existante du bénéficiaire jugée nécessaire pour atténuer les responsabilités possibles associées à l’événement international majeur, telle que déterminée à l’aide d’une évaluation de la gestion du risque.
  4. 15.37 Effectif d’appoint – Coûts encourus par le bénéficiaire, pendant la phase de déploiement d’un événement international majeur et conformément à des ententes écrites avec une organisation contractante (c.-à-d. services de police), pour déployer des policiers supplémentaires à l’appui de l’opération de sécurité.

Coûts admissibles jusqu'à 50 % – Phases de planification et de déploiement seulement

  1. 15.38 Matériel de télécommunications acheté – Infrastructure et/ou équipement jugé nécessaire pour permettre des communications appropriées pour l’exécution de l’opération de sécurité pendant la phase de déploiement. Les administrations doivent montrer l’existence d’un besoin opérationnel pour des infrastructures/de l’équipement de télécommunications qui vont au‑delà de leurs normes opérationnelles habituelles.
  2. 15.39 Équipement opérationnel acheté – Équipement jugé nécessaire à la phase de déploiement de l’opération de sécurité. L’administration doit montrer les exigences opérationnelles qui vont au-delà de ces normes opérationnelles habituelles. Cette option peut être exercée seulement si la location est impossible ou si la part fédérale du prix d’achat est égale ou inférieure au coût de location (p. ex. matraque, bouclier, casque, veste et équipement de contrôle de foule comme des gaz lacrymogènes et des projectiles).

Coûts admissibles jusqu'à 50 % – Phase de planification seulement

  1. 15.40 Équipement de bureau acheté – Ordinateurs de bureau/portables, imprimantes, photocopieurs et déchiqueteuses nécessaires à l’établissement d’un bureau de planification temporaire lorsque tous les efforts ont été faits par l’administration pour utiliser l’inventaire et l’équipement internes et pour maximiser l’utilisation d’un programme existant de gestion des biens lors de l’acquisition de l’équipement de bureau nécessaire. Cette option peut être exercée seulement si la location est impossible ou si la part fédérale du prix d’achat est égale ou inférieure au coût de location.

Coûts admissibles jusqu'à 50 % – Phase de planification seulement

  1. 15.41 Articles personnalités achetés – Articles achetés par l’administration, précisément en prévision de l’événement international majeur, qui peuvent être conservés pour une utilisation à long terme au sein de l’organisation
    (p. ex. bottes, vêtements ornés d’une insigne de police, vêtements qui ne seront plus utilisés lors d’une opération; insignes porte‑nom pour les policiers).
  2. 15.42 Équipement et mobilier de bureau acheté – Articles que l’administration a achetés pour un centre d’opération mis sur pied pour un événement en particulier ou des centres de détention temporaires.

16. Dépenses inadmissibles au remboursement

  1. 16.1 Postes de remplacement des employés affectés à un événement international majeur  en vertu d’ententes entre le bénéficiaire et une organisation contractante.
  2. 16.2 Postes de remplacement des ressources contractuelles.
  3. 16.3 Coûts liés aux urgences, aux services d’incendie et aux équipes paramédicales associés aux fonctions normales de gestion des incidents dont l’administration est chargée, contrairement aux coûts supplémentaires encourus directement pour appuyer l’opération de sécurité globale menée par la GRC dans le cadre de l’événement international majeur.
  4. 16.4 Coûts médicaux encourus lors de la prestation de services par l’intermédiaire d’une infrastructure permanente en matière de santé et de ressources comme des hôpitaux, des cliniques et leur effectif régulier, contrairement aux coûts supplémentaires encourus directement pour appuyer l’opération de sécurité globale menée par la GRC dans le cadre de l’événement international majeur.
  5. 16.5 Les frais d’accueil, y compris les frais liés aux réceptions et aux goûters.
  6. 16.6 Indemnités quotidiennes versées aux employés et aux policiers nourris dans les aires de préparation établies pour la phase de déploiement.
  7. 16.7 Perte de revenus, de salaires ou de profits et/ou de recettes, perte de production ou de productivité, perte d’une occasion, inconvénient, perte de valeur de biens ou de marché ou encore de partage du marché en raison de la tenue d’un événement international majeur (p. ex. revenus de stationnement).
  8. 16.8 Remboursement de l’aide financière accordée par l’administration aux particuliers, aux ménages, aux entreprises, aux fermes et aux infrastructures publiques en raison de la tenue d’un événement international majeur.
  9. 16.9 Coûts relatifs à des services intragouvernementaux exigés par un ministère ou un organisme auprès du bénéficiaire pour l’utilisation d’équipement ou la prestation d’un service, autres que ceux décrits au paragraphe 15.32.
  10. 16.10 Coûts indirects ou liés à la manipulation interne encourus dans le cadre des activités normales de gestion et d’administration du bénéficiaire, sans égard à la tenue de l’événement international majeur.
  11. 16.11 Les intérêts ou coûts associés à un prêt.
  12. 16.12 Coûts associés à des garanties prolongées achetées pour des biens, de l’équipement et des matériaux pour une période allant au-delà de la couverture de l’événement.
  13. 16.13 Coûts associés à la mise en place de produits et/ou d’initiatives qui étaient déjà planifiés par le bénéficiaire ou dont la mise en place était déjà amorcée avant l’annonce de la tenue de l’événement. 
  14. 16.14 Passif relatif aux congés qu’on policier n’a pas pris en raison de l’événement, comme un congé annuel, une journée personnelle, un congé annuel reporté, un congé férié et un congé férié reporté.
  15. 16.15 Franchises d’assurance et services de règlement.
  16. 16.16 Soins de santé.

17. Gestion des biens et de l’équipement

  1. 17.1 Le bénéficiaire doit faire tous les efforts possibles pour utiliser ses propres biens, son propre équipement et son propre matériel pour répondre aux exigences liées à l’opération de sécurité. 
  2. 17.2 Lorsque le bénéficiaire ne possède pas suffisamment de biens, d’équipement ou de matériel, tous les efforts doivent être faits pour louer les biens nécessaires qui sont admissibles à un remboursement jusqu’à 100 % du prix d’achat.
  3. 17.3 Si le bénéficiaire ne possède pas suffisamment de biens, d’équipement ou de matériel, et qu’il lui est impossible d’en louer, il peut les acheter. Dans ce cas, le bénéficiaire doit adopter l’approche la plus économique pour se procurer les articles nécessaires et respecter leurs politiques et leurs processus d’approbation internes relatifs à l’acquisition, lorsque c’est possible. Les biens acquis et conservés par le bénéficiaire après l’événement sont admissibles à un remboursement à hauteur de 50 % du prix d’achat, puisque l’article a une valeur résiduelle pour le bénéficiaire.
  4. 17.4 Si le bénéficiaire cerne/, pendant les négociations avec le Ministère, le besoin de conserver le bien nécessaire dans l’inventaire de l’organisation, pour une utilisation future, le Ministère peut accepter de rembourser 50 % du prix d’achat lorsque la part fédérale (50 %) de ce dernier est égale ou inférieure au coût de location.
  5. 17.5 Lorsqu’il est impossible de louer et que les biens, l’équipement et le matériel achetés remplit une exigence obligatoire en matière de sécurité pour l’événement, mais qu’ils ne seront plus utiles au bénéficiaire après l’événement (tel qu’indiqué au paragraphe 15.34), les articles remis au gouvernement du Canada sont admissibles à un remboursement de 100 % du prix d’achat lorsque les conditions suivantes sont satisfaites
    1. 17.5.1 Tôt dans le processus de négociation (phase de planification) avec le Ministère, le bénéficiaire doit identifier l’article qui sera remis dans ses estimations de coûts, et obtenir une approbation pour le remboursement complet du coût de l’article par le Ministère;
    2. 17.5.2 Le bénéficiaire doit aussi informer la GRC, tôt dans la phase de planification, de son intention de transférer l’article au gouvernement du Canada à la fin de l’événement; et
    3. 17.5.3 Le bénéficiaire doit aussi informer la GRC, tôt dans la phase de planification, de son intention de transférer l’article au gouvernement du Canada à la fin de l’événement; et
  6. 17.6 Le bénéficiaire doit aussi informer la GRC, tôt dans la phase de planification, de son intention de transférer l’article au gouvernement du Canada à la fin de l’événement; et
    1. 17.6.1 description de l’item;
    2. 17.6.2 justification du besoin;
    3. 17.6.3 quantité;
    4. 17.6.4 coût par article;
    5. 17.6.5 option d’achat ou de location;
    6. 17.6.6 pourcentage de remboursement demandé (50 % ou 100 %);
    7. 17.6.7 le cas échéant, les articles achetés devant être mis à la GRC conformément au paragraphe 17.5; et
    8. 17.6.8 numéro de référence de suivi (p. ex. pour les systèmes d’inventaire et financiers internes).
  7. 17.7 Le bénéficiaire doit veiller à ce que les biens, l’équipement et le matériel achetés ou loués pour l’événement soient entreposés, contrôlés et manipulés de façon appropriée. À la fin de l’événement, le bénéficiaire doit faire l’inventaire de tous les articles achetés et rapprocher la liste. À des fins de vérification, tous les documents doivent être rendus disponibles et les articles doivent être accessibles pour une inspection visuelle, sur demande.

18. Vérification

  1. 18.1 Tous les coûts de sécurité supplémentaires réclamés feront l’objet de procédures de vérification provisoires (au besoin) et de procédures de vérification finales avant que le paiement ne soit versé.
  2. 18.2 Tous les coûts de sécurité supplémentaires réclamés feront l’objet de procédures de vérification provisoires (au besoin) et de procédures de vérification finales avant que le paiement ne soit versé.
  3. 18.3 Tous les coûts de sécurité supplémentaires réclamés feront l’objet de procédures de vérification provisoires (au besoin) et de procédures de vérification finales avant que le paiement ne soit versé.
    1. 18.3.1une firme de vérification indépendante, ou
    2. 18.3.2 les vérificateurs externes du bénéficiaire
  4. 18.4 Le bénéficiaire doit mettre les documents justificatifs, les coupons, les factures, les reçus, les comptes financiers, les dossiers et tout autre renseignement liés aux dépenses réclamées à la disposition des vérificateurs, à des fins d’inspection et de vérification, afin de déterminer leur admissibilité. Le bénéficiaire doit, après avoir reçu une confirmation écrite de la nécessité de mener des procédures de vérification, donner accès à toutes les installations aux vérificateurs et ce, sans frais.

19. Organisations contractantes

  1. 19.1 Lorsque le bénéficiaire doit demander l’aide d’autres organisations contractantes (p. ex. services de police) pour accroître sa capacité dans le cadre d’une opération de sécurité liée à un événement international majeur, et lorsqu’on s’attend à ce que bénéficiaire rembourse à ces organisations les coûts de sécurité supplémentaires admissibles encourus, le bénéficiaire doit :
    1. 19.1.1 informer dès que possible le Ministère de son intention de négocier des ententes avec les organisations contractantes;
    2. 19.1.2 assurer l’application des modalités du programme de contribution par l’intermédiaire d’ententes écrites entre lui et les organisations contractantes;
    3. 19.1.3 fournir au Ministère les estimations des coûts des organisations contractantes, qui feront partie de l’entente de contribution du bénéficiaire et qui feront peut-être l’objet d’un remboursement; et
    4. 19.1.4 faire un examen exhaustif de tous les coûts, et les valider, pour s’assurer qu’ils sont conformes aux modalités du programme de contribution et à l’entente de contribution ratifiée avec le gouvernement du Canada, avant d’inclure les coûts supplémentaires réclamés par les organisations contractantes dans la demande finale présentée au Ministère.
  2. 19.2 Tous les coûts de sécurité supplémentaires réclamés par les organisations contractantes seront assujettis à des procédures de vérification du gouvernement fédéral avant que le paiement final ne soit effectué.
  3. 19.3 Les organisations contractantes doivent mettre les documents justificatifs, les coupons, les factures, les reçus, les comptes financiers, les dossiers et tout autre renseignement liés aux dépenses réclamées à la disposition des vérificateurs, à des fins d’inspection et de vérification, afin de déterminer leur admissibilité. Elles doivent, après avoir reçu une confirmation écrite de la nécessité de mener des procédures de vérification, donner accès à toutes les installations aux vérificateurs et ce, sans frais.

20. Recouvrement des produits de paiement

  1. 20.1 Le remboursement de toute somme excédant la limite de l’aide gouvernementale totale sera fondé sur la limite de l’aide gouvernementale reçue pour rembourser les mêmes coûts de sécurité supplémentaires admissibles. Si le Ministère détermine que la somme versée excède celle à laquelle le bénéficiaire a droit, cette somme sera alors considérée comme une dette envers lui qui doit être remboursée en totalité par le bénéficiaire, conformément aux modalités de l’entente de contribution ratifiée entre les parties.
  2. 20.2 Si, pour une raison quelconque, le bénéficiaire n’a pas respecté les modalités de l’entente de contribution, le Ministère, en tenant compte des circonstances qui ont mené à la contravention, peut obliger le bénéficiaire à rectifier la situation à l’intérieur d’une période donnée et à informer le Ministère par écrit lorsque c’est fait.
  3. 20.3 Le Ministre peut, sur remise d’un avis écrit au bénéficiaire, modifier l’entente de contribution, y mettre fin ou exiger le recouvrement de toute la contribution ou d’une partie de celle-ci, y compris de tous les intérêts applicables. La somme demandée est une dette envers Sa Majesté la Reine du chef du Canada et elle sera récupérée à ce titre.

21. Langues officielles

Le gouvernement du Canada collaborera étroitement avec les administrations lors de la planification d’une opération de sécurité menée dans le cadre d’un événement international majeur pour s’assurer qu’elles tiennent compte de tous les objectifs applicables stipulés à la Partie VIII de la Loi sur les langues officielles et qu’elles l’aident à les atteindre. Puisque l’opération de sécurité menée dans le cadre d’un événement international majeur peut être entreprise par une administration, toutes les activités de communication et d’information du public liées à l’événement tiendront compte de toutes les politiques en matière de communication de tous les ordres de gouvernement compétents.

22. Propriété intellectuelle

Aucun droit de propriété intellectuelle n’est considéré comme acquis ou développé par l’entremise de ce programme de contribution. Si, dans des circonstances exceptionnelles, des droits de propriété intellectuelle sont acquis ou développés par le bénéficiaire à la suite d’une contribution faite dans le cadre du programme, ils demeureront la propriété du bénéficiaire.

23. Instruments habilitants - Finances et politiques

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, (L.R.C. 1985, ch. F‑11), tous les paiements sont assujettis à un crédit parlementaire annuel pour l’exercice au cours duquel des engagements découlant du contrat sont susceptibles d’arriver à échéance. La correspondance et les accords relatifs au programme incluront des dispositions en vue de l’annulation ou de la réduction des paiements de transfert en cas de modification des niveaux de financement par le Parlement.

Date de modification :