Modèle de budget obligatoire
Programme pour la sécurité communautaire du Canada (PSCC)
Introduction
Avec votre plan de travail, ce modèle de budget constitue la base de votre proposition de projet (c'est-à-dire de votre demande de financement). Veillez à ce qu'il soit aussi détaillé et le plus précis que possible afin d'éviter les complications et les retards futurs.
Ce modèle de budget est complété en 4 étapes simples, comme décrit ci-dessous.
- Étape 1 - Lisez les instructions
- Étape 2 - Complétez le budget (c.-à-d. entrez les dépenses prévues pour votre projet)
- Étape 3 - Calculez les incidences fiscales (à l'aide de notre outil fiscal simple)
- Étape 4 - Examinez le résumé du budgétaire. Le cas échéant, veuillez corriger toute erreur signalée
Chaque « étape » est accessible ci-dessous en cliquant sur les onglets colorés. Les étapes doivent être complétées dans l'ordre. Si vous éprouvez quelconques difficultés, veuillez vous référer à ces instructions. Vous pouvez également nous contacter à l'adresse ccsp-pscc@ps-sp.gc.ca.
Étape 1 – Lisez les instructions
Avant de passer à l'étape 2, assurez-vous d'avoir lu toutes les instructions et d'avoir obtenu tous les devis des fournisseurs qui réaliseront votre projet. Votre budget doit être basé uniquement sur les biens et services figurant dans vos devis. Le fait de remplir ce modèle de budget ne garantit pas que le programme couvrira les dépenses énumérées s'il est sélectionné.
Nous vous recommandons de jeter un bref coup d'œil à chaque section, accessible par les onglets colorés ci-dessous, avant de commencer, afin de mieux comprendre comment votre budget sera élaboré.
Étape 2 - Instructions pour compléter votre budget
Lors de cette étape, votre organisation saisira chaque dépense soumissionnée liée à votre proposition de projet. Toutes les dépenses doivent être directement attribuables à un devis. Les dépenses qui ne sont pas associées à un devis ne seront pas prises en compte. Veillez à ce que chaque entrée soit ventilée par coût unitaire et par nombre d'unités, car il s'agit d'une exigence. Les services tels que la main-d'œuvre et l'installation doivent également inclure le nombre de techniciens impliqués dans la description de l'article.
Ajouter une dépense
Pour ajouter une dépense, commencez par la colonne la plus à gauche (Colonne 'A' / Nom de la dépense du projet), en remplissant les informations de gauche à droite pour chaque ligne de dépense. Si toutes les informations sont présentes, un message de confirmation « Complété » s'affiche dans la colonne « M » (vérification 2). Votre part des coûts pour chaque dépense est automatiquement calculée comme suit : 30 % couverts par votre organisation et 70 % couverts par Sécurité publique Canada. Veuillez noter que Sécurité publique Canada n'est pas responsable de l'entretien de l'équipement de sécurité obtenu dans le cadre de ce programme et que les dépenses non admissibles ne seront pas couvertes.
N'incluez que les montants en espèces qui sont confirmés. Il s'agit de toute contribution qu'une source a indiqué qu'elle fournira lorsque le projet aura lieu. Si les contributions d'autres sources ne sont pas confirmées, elles ne doivent pas être incluses dans le budget.
Catégories de dépenses
Chaque dépense doit être attribuée à une catégorie de dépenses appropriée. Les catégories de dépenses sont définies sur le site web du PSCC et rappelées ci-dessous. Veuillez sélectionner l'option la plus appropriée au mieux de vos connaissances. Veuillez consulter le site Web du PSCC pour de plus amples informations, y compris sur les dépenses non admissibles.
Modifications de la répartition des coûts
Votre partage des coûts pour chaque dépense est automatiquement calculé comme suit : 30 % couverts par votre organisation et 70 % couverts par Sécurité publique Canada.
Informations supplémentaires sur les colonnes
Poste de dépense (Nom de l'item sur le devis) - Colonne « A »
Indiquez le nom (ainsi que la marque et le modèle si possible) de la dépense. Le nom doit correspondre à ce qui est indiqué dans le devis associé. Veillez à ajouter le fournisseur associé à la dépense dans la colonne 'I'. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires dans la section commentaire de la colonne « J » si nécessaire pour préciser la nature de la dépense.
Catégorie de dépenses - Colonne « B »
Sélectionnez la catégorie appropriée qui décrit le mieux la dépense dans le menu déroulant. La description de chaque catégorie se trouve dans le tableau d'aide de l'étape 2 ci-dessous.
Coût par unité - Colonne « C »
Indiquez le coût par unité/heure, le cas échéant, sans les taxes, pour toutes les dépenses. Par exemple, s'il s'agit d'une dépense dans la catégorie Équipement de renforcement de la sécurité physique pour une clôture à mailles losangées, cette case contiendra le coût par pied linéaire (ou mètre) de clôture. Les montants du coût par unité (avant taxes) ne doivent pas dépasser deux décimales - par exemple 25,33 $, et non 25,3334 $.
Nombre d'unité/heure - Colonne « D »
Indiquez le nombre d'unités/articles pour toutes les dépenses. Par exemple, si la dépense entre dans la catégorie Équipement de renforcement de la sécurité physique, la case doit contenir le nombre de pieds linéaires de clôture requis pour ce projet. Cette case contiendra le nombre d'articles nécessaires à votre projet. D'autres unités de mesure peuvent être « par heure », par jour (location de matériel), etc.
Financement de l'organisation (en espèces) - Colonne « G »
Cette colonne est calculée automatiquement pour vous faciliter la tâche, mais vous pouvez modifier la formule (c'est-à-dire entrer un nouveau montant manuellement) pour apporter des corrections si nécessaire. Indiquez dans la colonne « G » les montants de la contribution en espèces que votre organisation doit fournir et qui proviennent d'une source non gouvernementale (c'est-à-dire indiquez le montant des fonds privés que votre organisation utilisera pour financer la dépense). En règle générale, une contribution en espèces apparaît dans le grand livre de l'organisation comme un revenu (chèque, transfert de fonds, dépôt direct, etc.). Si votre organisme a l'intention de couvrir plus de 30 % de la dépense, vous devrez entrer le montant manuellement. Le montant de la contribution de Sécurité publique Canada sera automatiquement calculé pour vous.
Vendeur - Colonne « I »
Indiquez quel(s) fournisseur(s) a établi un devis pour chacune des dépenses figurant dans cette colonne. Cela facilite la révision de votre budget et permet de s'assurer qu'aucun poste de dépense n'est oublié. Les dépenses qui ne sont pas mentionnées dans le budget peuvent ne pas être prises en considération pour un financement. Veuillez utiliser le nom de l'entreprise qui figure sur le devis.
Aide de l'étape 2 - Catégories de dépenses du budget
Limite de contribution fédérale par projet : 70 % du total des dépenses admissibles.
Catégorie de dépenses |
Activités et dépenses admissibles |
|---|---|
Équipement de renforcement de la sécurité physique |
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Rénovations mineures et équipement supplémentaire |
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Planification |
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Formation |
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Personnel de sécurité |
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Les dépenses classées comme étant à usage mixte sont soumises à des limitations de remboursement supplémentaires. Veuillez consulter la liste des postes à usage mixte.
Étape 3 - Instructions relatives à l'outil fiscal
Dans cette section, nous évaluons les incidences fiscales de votre projet afin de vous fournir une estimation claire de son coût réel. En tant qu'organisme à but non lucratif, vous bénéficiez probablement d'un remboursement des taxes provinciales et fédérales sur les biens et les services. Par conséquent, toutes les taxes ne sont pas couvertes par le programme. Notre calculateur de taxes vous permet de déterminer facilement le remboursement de taxes auquel vous avez droit pour votre projet. Pour ce faire, vous devez connaître la taxe de vente de votre juridiction (province/territoire) ainsi que les pourcentages de remboursement applicables à votre organisation. Pour utiliser le calculateur de taxes, veuillez suivre un processus simple en deux étapes tel que décrit dans la section 3 (Calculatrice de taxes).
Si votre organisation ne bénéficie pas d'un remboursement de la taxe de vente (ce qui est le cas de la plupart des organisations à but non lucratif constituées en société), veuillez laisser les cases vertes vides.
Étape 4 - Information relatives au résumé du budget
Cette section vous donne un aperçu financier de votre projet. Tous les calculs sont dérivés des informations fournies aux étapes 2 et 3. Veuillez vérifier que votre projet est correctement représenté.
Si le devis que vous avez choisi contient des remises accordées par le vendeur, veuillez les indiquer à la ligne 9 sous « Coût total du projet (avant impôts) ».
Au cours de cette étape, il vous est demandé de reporter les montants de la contribution à la sécurité publique indiqués aux lignes 15 et 16 dans la section 6 de votre formulaire de demande et de corriger toute erreur identifiée dans votre budget avant de le faire.
La plupart des erreurs budgétaires sont automatiquement identifiées pour votre commodité. Toutefois, veuillez vous assurer que toutes les dépenses éligibles sont incluses et classées au mieux de vos connaissances à l'étape 2 de votre budget, car cela ne peut pas être vérifié pour vous. Toutes les conditions d'intégrité du budget qui ont reçu la mention « ÉCHEC » après vérification doivent être réglées avant que le budget et ses totaux ne soient soumis dans le cadre de votre candidature.
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur chaque erreur potentielle en matière d'intégrité du budget et sur la manière d'y remédier.
Aide de l'étape 4 - Erreurs d'intégrité budgétaire
Erreur d'intégrité |
Description de l'erreur |
Comment corriger l'erreur |
|---|---|---|
COUVERTURE DES DÉPENSES DU PROJET |
Vérifie dans quelle mesure votre projet peut être couvert par le programme. Cette mention n'apparaît que si le coût total du financement de Sécurité publique Canada pour votre projet dépasse 1 500 000 $, ce qui est la limite du programme. Elle n'apparaît que pour vous avertir que le programme ne sera pas en mesure de couvrir d'autres coûts liés à la proposition. |
Notez qu'il ne s'agit pas d'une erreur critique et que, contrairement aux autres, elle est représentée par un « AVERTISSEMENT » au lieu d'un « ÉCHEC ». Aucune action n'est requise et votre budget peut être soumis avec l'avertissement toujours présent. Pour que l'avertissement disparaisse, le coût total du financement de Sécurité publique Canada (colonne E) taxes incluses dans l'onglet « Résumé du budget » ne doit pas dépasser 1 500 000 $. |
LIMITE DE LA CONTRIBUTION FÉDÉRALE |
Vérifie que la demande de financement fédéral de votre projet est conforme à la limite de contribution du programme de 1 500 000 $ par projet. Ceci n'apparaît que si le financement fédéral demandé pour votre projet, tel que calculé dans la colonne « I » de l'étape 2 (Financement de Sécurité publique Canada), dépasse une somme totale de 1 500 000 $ ou dépasse le plafond de contribution de 70 %. |
Notez qu'il s'agit d'une erreur critique, notée « FAIL », et que votre budget doit donc être corrigé avant d'être soumis afin d'éviter tout problème ultérieur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, vous devez examiner chaque entrée de dépense dans la section de l'étape 2 et réviser le partage des coûts en modifiant la colonne G (Financement de l'organisation). En augmentant le montant que votre organisme financera pour une dépense particulière, vous réduirez automatiquement le montant demandé par Sécurité publique Canada. Cette erreur disparaîtra lorsque le partage des coûts aura été redistribué suffisamment pour que la somme du financement demandé (colonne H) et des taxes calculées à l'étape 3 soit égale ou inférieure à 1 500 000 $ et le financement de sécurité publique canada ne dépasse pas 70 %. |
VÉRIFICATION 1 (PARTAGE DES COÛTS D'ENTRÉE) : |
Vérifie que le partage des coûts de votre projet est correct. Cette erreur n'apparaît que si votre partage des coûts pour une ligne de dépense particulière n'est pas égal au coût total de l'élément (c'est-à-dire qu'il est supérieur ou inférieur à 100 % du coût hors taxes de l'élément dans la colonne « F »). En d'autres termes, pour que cette erreur n'apparaisse pas, la somme des colonnes « I » et « H » doit être égale à la colonne « F ». L'erreur apparaîtra également si le financement de Sécurité publique Canada (colonne « I ») dépasse les liquidités combinées de votre organisme (colonne « H ») pour l'article. |
Il s'agit d'une erreur critique, notée « ÉCHEC », et votre budget doit donc être corrigé avant d'être soumis afin d'éviter de futurs problèmes avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, utilisez la colonne « K » (Vérification 1) pour identifier les lignes de dépenses problématiques et révisez votre répartition des coûts dans les colonnes G et H. Un compteur d'erreurs utile se trouve au-dessus de l'en-tête de la Vérification 1 pour indiquer combien d'erreurs ont été identifiées. L'erreur sera éliminée pour la ligne de dépenses lorsque la somme des colonnes « G » et « H » sera égale à la colonne « E ». Assurez-vous que la contribution de votre organisation n'excède pas la contribution de Sécurité publique Canada (colonne 'H) pour l'item. Notez que le montant de la colonne 'H' (Financement de Sécurité publique Canada) ne peut pas être supérieur à 1 500 000 $ taxes incluses, car il s'agit de la limite de contribution globale du programme. Pour corriger cette erreur, le partage des coûts doit être redistribué de manière significative entre les colonnes « G » et « H ». |
VÉRIFICATION 2 (EXHAUSTIVITÉ DE LA SAISIE) : |
Vérifie que les écritures budgétaires sont complètes. Les entrées incomplètes peuvent ne pas apparaître dans le résumé du budget. Ceci n'apparaît que lorsque le nom de la dépense est saisi mais que peu ou pas d'autres informations sont fournies pour la dépense. Une entrée est considérée comme complète lorsqu'elle est indiquée comme telle dans la colonne 'L' (Vérification 2) de votre budget complété à l'étape 2. |
Notez qu'il s'agit d'une erreur critique, notée « ÉCHEC », et que votre budget doit donc être corrigé avant d'être soumis afin d'éviter tout problème ultérieur avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur, utilisez la colonne « L » (Vérification 2) pour identifier les lignes de dépenses qui ont été identifiées comme incomplètes. Un compteur utile se trouve au-dessus de l'en-tête de la vérification 2 pour indiquer le nombre de lignes incomplète. Veillez à ce que toutes les colonnes contiennent des informations sur les prix et utilisez des zéros le cas échéant. L'erreur disparaîtra pour chaque ligne de dépense lorsque les informations fournies seront suffisantes. |
VÉRIFICATION DES INFORMATIONS FISCALES : |
Vérifie que vous avez fourni les informations fiscales nécessaires en rapport avec votre organisation et votre projet. Une erreur apparaîtra si l'étape 1 des instructions du calculateur de taxes n'est pas remplie et un avertissement apparaîtra si l'étape 2 n'est pas remplie. Un avertissement est normal si votre organisation ne reçoit pas de remboursement d'impôt. |
Notez qu'il s'agit d'une erreur critique, lorsqu'un « ÉCHEC » est présent, et que les informations fiscales de votre budget doivent être corrigées avant la soumission afin d'éviter de futurs problèmes avec votre demande de financement. Pour corriger cette erreur ou cet avertissement, retournez à l'étape 3 (Calculatrice de taxes) et utilisez le menu déroulant de la cellule C6 pour sélectionner une province ou un territoire. Les cellules rouges se rempliront en conséquence, ce qui éliminera l'erreur. Si vous recevez un avertissement, veuillez vous assurer que les cellules vertes sont remplies si votre organisation reçoit des remboursements de taxes. |
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