ARCHIVE - Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2008-2009

ARCHIVE - Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2008-2009 Version PDF (695 KB)

Rapport sur la Loi sur l'accés à l'information

À propos de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada (SP) a été créé en 2003 pour assurer le leadership et la coordination de l'ensemble des ministéres et organismes fédéraux responsables de la sécurité des Canadiens. Le Ministére assure l'exécution d'une gamme de programmes liés à la protection civile nationale, la protection des infrastructures essentielles et la sécurité des collectivités. Œuvrant à faire du Canada un pays sécuritaire et résilient, le Ministére offre du leadership, coordonne et soutient les efforts des organismes fédéraux responsables de la sécurité nationale et de celle des Canadiens. Le Ministére travaille également avec les autres paliers de gouvernement, les premiers répondants, les groupes communautaires, le secteur privé et d'autres pays pour atteindre ses objectifs.

Dans le but de protéger les Canadiens contre une gamme de menaces, le Ministére donne des conseils de nature stratégique et soutient le ministre de la Sécurité publique relativement aux questions concernant la sécurité publique, notamment : la sécurité nationale, la gestion des urgences, les services de police et l'application de la loi, l'interopérabilité et le partage des renseignements, la gestion des frontiéres, les services correctionnels et la mise en liberté sous condition, les services de police aux Autochtones et la prévention du crime.

Offrant un leadership stratégique en matiére de sécurité publique, le Ministére travaille à l'intérieur d'un Portefeuille constitué de cinq organismes et trois entités d'examen. Ces entités, incluant le Ministére, sont réunies sous le Portefeuille de la Sécurité publique et relévent du même ministre, ce qui permet une meilleure intégration des organismes fédéraux traitant des questions liées à la sécurité publique. Le Ministére soutient le ministre pour tous les aspects de son mandat et assure un leadership national en matiére de sécurité publique, tout en respectant la responsabilité distincte de chaque organisme du Portefeuille.

Le Ministére renferme également le Bureau de l'inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), qui se charge des examens indépendants de la conformité du SCRS à la loi, à l'orientation ministérielle et à la politique opérationnelle.

Aperçu du portefeuille de la Sécurité publique

Le portefeuille de la Sécurité publique assume la responsabilité de la sécurité publique au sein du gouvernement du Canada et se compose de cinq organismes : l'Agence des services frontaliers du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission nationale des libérations conditionnelles et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il renferme également trois entités d'examen : le Comité externe d'examen de la GRC, la Commission des plaintes du public contre la GRC et le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

Chaque organisme du portefeuille et chaque organe d'examen, notamment le Bureau de l'inspecteur général du SCRS, présente un rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À propos de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accés à l'information est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. La Loi crée un droit exécutoire d'accés à l'information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sujet toutefois à certaines exceptions limitées et bien précises.

Selon l'article 72 de la Loi sur l'accés à l'information, le responsable de chaque institution du gouvernement doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de cette loi au cours de l'exercice. Ce rapport décrit comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur l'accés à l'information tout au long de l'exercice 2008-2009.

L'Unité de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L'Unité de l'Accés à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services exécutifs du Secteur des politiques stratégiques. Elle est composée d'un gestionnaire, de deux conseillers principaux, quatre analystes et deux adjoints administratifs. Le gestionnaire de l'unité a agi à titre de coordonnatrice des demandes d'AIPRP du Ministére tout au long de l'année sur laquelle porte le rapport.

L'Unité de l'AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministére doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'Unité offre également les services suivants au Ministére :

• Traiter les consultations reçues d'autres organismes;
• Offrir des conseils et une orientation aux employés et aux cadres supérieurs sur des questions liées à l'AIPRP;
• Préparer les rapports annuels pour le Parlement;
• Donner des séances de sensibilisation sur l'AIPRP aux employés du Ministére;
• Coordonner les mises à jour aux manuels d'Info Source;
• Passer en revue les documents du Ministére, comme les vérifications et les évaluations, avant leur divulgation proactive sur le site web du Ministére;
• Élaborer des procédures internes sur le traitement des demandes d'AIPRP;
• Entretenir la salle de lecture de l'AIPRP du Ministére;
• Participer aux tribunes de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l'administration de la Loi sur l'accés à l'information - par exemple lorsqu'il faut aviser les auteurs des demandes que les délais sont prorogées ou lors de la transmission des demandes de communication à d'autres institutions - sont déléguées au coordonnateur ministériel de l'AIPRP par l'entremise de l'instrument de délégation qu'a signé le ministre de la Sécurité publique. Par contre, les exceptions continuent d'être approuvées par le sous‑ministre, le sous‑ministre délégué et tous les sous-ministres adjoints (SMA). 

Un instrument de délégation détaillé est joint à l'Annexe A.

Faits saillants et réalisations 2008-2009

Sécurité publique Canada continue d'améliorer la façon dont le Ministére répond aux demandes d'AIPRP, en accélérant le processus de traitement des demandes et en améliorant l'efficacité et la précision. En 2007-2008, nous avons pris des mesures concrétes qui nous ont permis de réaliser ces objectifs, et nous avons apporté des améliorations, dont voici les grandes lignes :

• Toutes les catégories de documents ordinaires et tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires (FRP) ont été établis dans Info Source. L'Unité de l'AIPRP a dirigé un groupe de travail ministériel composé de représentants de chaque secteur et d'experts du groupe de gestion de l'information pour mettre à jour les descriptions des catégories de documents et de FRP spécifiques. Le groupe de travail est actif, et Sécurité publique Canada s'attend à ce que certaines mises à jour requises fassent partie des publications d'Info Source pour 2009.
• Le comité de gestion du Ministére a été informé de l'état du fonds de renseignement ainsi que des obligations qui lui incombent. Les membres du comité ont convenu que le Ministére continuera d'enregistrer les fichiers ordinaires, que les SMA examineront les données enregistrées dans Info Source pour vérifier leur actualité et, qu'à partir de ce moment-là, le Ministére respectera les exigences réglementaires ayant trait aux activités des nouveaux programmes.
• Le Ministére a également encouragé les SMA à accélérer les réponses aux demandes de communication, en présentant des rapports hebdomadaires à la haute direction et en établissant des rapports trimestriels sur le respect des échéances d'extraction de données par secteur.
• En novembre 2008, l'Unité de l'AIPRP a déménagé à l'administration centrale du Ministére, au 269, avenue Laurier Ouest. Ce changement s'est avéré bénéfique pour le rendement du Ministére relativement aux questions liées à l'AIPRP, dans la mesure où il a facilité l'accés aux bureaux de premiére responsabilité (BPR) et réduit le délai d'acheminement de la majorité des dossiers.
• Malgré la hausse considérable des demandes de consultation au cours de la derniére année, le Ministére s'est évertué à en respecter les délais, en dépit du nombre toujours élevé de demandes.

Défis

Dotation

L'Unité de l'AIPRP a modifié sa structure organisationnelle afin de se donner une plus grande souplesse quant au recrutement, et elle considére la création de postes de perfectionnement afin de conserver ses employés chevronnés.  Comme c'est le cas pour toutes les institutions fédérales, le recrutement et le maintien de professionnels qualifiés de l'AIPRP demeure le défi le plus significatif.  Le défi à Sécurité publique est d'autant plus compliqué par l'exigence voulant que plusieurs employés de l'AIPRP doivent posséder une cote de sécurité des plus hauts niveaux étant donné la nature des opérations du Ministére.

Sécurité publique Canada continue d'examiner les ressources à l'Unité de l'AIPRP.

Rapport statistique sur la Loi sur l'accés à l'information

Tendance générale de la charge de travail

L'Annexe B fait un survol du rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accés à l'information qu'a traitées Sécurité publique Canada entre le 1^er avril 2008 et le 31 mars 2009. Cette section fournit des explications et interprétations de l'information statistique en analysant les tendances de la charge de travail.

Au cours des six derniéres années, la charge de travail de l'Unité de l'AIPRP a doublé. On a pu observer au cours de l'exercice 2008-2009 une légére réduction du volume total comparativement aux années précédentes.  Les totaux annuels comptent les demandes officielles d'accés à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que les consultations provenant d'autres organismes. Ne sont pas inclus dans ces données les demandes traitées de façon non officielle ou les autres services que l'Unité de l'AIPRP offre au Ministére.

Sécurité publique Canada coordonne les activités impliquant les institutions fédérales relevant du portefeuille de la Sécurité publique et d'autres organismes de tous les ordres de gouvernement relativement aux questions liées à la sécurité des Canadiennes et des Canadiens. Par conséquent, le Ministére traite autant de demandes de consultation d'autres institutions que de demandes officielles d'accés à l'information. Les tâches liées aux demandes d'AI représentent la charge de travail dominante de l'Unité de l'AIPRP.

Le tableau ci‑dessous donne une ventilation détaillée de ces données par catégorie.

Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (demandes reçues)

Sécurité publique Canada a reçu deux cent trente-cinq (235) nouvelles demandes d'accés à l'information durant l'exercice 2008-2009, ce qui représente une légére baisse par rapport à l'année précédente (296). Cinquante-neuf (59) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent, ce qui signifie que deux cent quatre-vingt-quatorze (294) demandes à être traitées en 2008-2009. Deux cent quarante-deux (242) demandes ont été traitées au cours de l'exercice visé par le rapport, et le reste, soit cinquante-deux demandes (52), ont été reportées à l'année suivante.

Le graphique suivant illustre le nombre total de demandes reçues par le Ministére.

Source des demandes

Les médias ont constitué la source prédominante des demandes reçues par Sécurité publique Canada durant l'exercice 2008-2009.  Des deux cent trente-cinq (235) demandes reçues, 55% provenaient des médias (130).  Les membres du public qui ne se sont pas identifiés à une quelconque catégorie ont compté pour 25% des demandes (59) et 12% provenaient d'organisations (29).  Un faible pourcentage des demandes a été soumis par des entreprises (5) et des universitaires (12), représentant 3% et 5% respectivement.

Le graphique suivant représente la ventilation des demandes reçues de chaque groupe ainsi que le pourcentage correspondant.

Prorogations

Aux termes de l'article 9 de la Loi sur l'accés à l'information, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes s'il n'est pas possible de terminer les recherches de documents dans les 30 jours suivant la réception de la demande, ou si elles doivent consulter d'autres institutions ou des tierces parties

Sécurité publique Canada coordonne les activités exécutées par les institutions fédérales relevant du portefeuille de la Sécurité publique et par d'autres organismes de tous les ordres de gouvernement relativement aux questions liées à la sécurité des Canadiennes et des Canadiens. Une prorogation de délai supérieure à 90 jours est souvent nécessaire pour traiter les demandes de consultation requises.

Au total, le Ministére a eu recours à quatre-vingt-quatorze (94) prorogations
durant l'exercice 2008-2009, dont quatre-vingt-sept (87) étaient supérieures à 31 jours. Quatre prorogations ont été effectuées en raison du nombre élevé de documents. Le Ministére a dû proroger le délai pour quatre-vingt-neuf (89) demandes afin de mener des consultations auprés d'autres institutions fédérales, et une prorogation était requise pour notification de tiers.

Des deux cent quarante-deux (242) demandes traitées durant l'année, cent quarante-huit (148), ou 61 %, ont été traitées en 30 jours ou moins, alors qu'on a dépassé le délai normal pour quatre-vingt-quatorze (94)demandes, ou 39 % du nombre total. Dix sept demandes (17) ont exigé des prorogations de délais de 31 à 60 jours, vingt-deux, des prorogations de 61 à 120 jours et cinquante-cinq (55) demandes, des prorogations de 121 jours ou plus.  

Issue des demandes pour 2008-2009

Puisque de nombreux documents qu'a traités l'Unité de l'AIPRP de Sécurité publique Canada contiennent de l'information de nature délicate ayant trait à la sécurité nationale et à l'application de la loi, ainsi que des conseils au Ministre et des documents du Cabinet, la majorité des réponses transmises comportait de l'information exclue ou faisant l'objet d'une exception.

Le tableau suivant donne l'issue des demandes traitées pendant l'année.

Consultations d'autres organismes

Le Ministére coordonne les activités exécutées par les institutions fédérales et celles relevant du portefeuille de la Sécurité publique; c'est ainsi qu'il se penche de plus en plus sur les dossiers traités par ces institutions. Une grande partie de la charge de travail de l'Unité de l'AIPRP consiste à mener des consultations pour répondre aux demandes officielles d'accés à l'information reçues par les institutions. Ces responsabilités ne sont pas prises en compte dans l'évaluation des niveaux de ressources de l'Unité de l'AIPRP.

Le nombre de demandes officielles d'accés à l'information a baissé au cours de l'année visée par le rapport, contrairement aux demandes de consultation des  institutions qui ont considérablement augmenté.  Le tableau ci‑dessous donne les détails des augmentations quant au nombre de consultations d'autres organismes fédéraux depuis la création du Ministére, en décembre 2003.

Enquêtes

Le Commissariat à l'information a informé Sécurité publique Canada qu'en 2008-2009, il a reçu cinquante-huit (58) plaintes, ce qui représente une augmentation de 62 % comparativement à l'année précédente, au cours de laquelle trente-six (36) plaintes avaient été reçues. Le Ministére attribue cette hausse au retard du Commissariat à l'information dans l'enregistrement des plaintes reçues en 2007-2008. Au cours des trois derniéres années, le Ministére a fait l'objet en moyenne de quarante-six (46) plaintes
par année.

La moitié des plaintes reçues (29) portaient sur la prorogation du délai, alors que pour seize (16) plaintes, elles se rapportaient é un refus d'accés  parce que l'on n'a pas réussi à localiser les documents répondant à la demande. Douze (12) plaintes portaient sur les exceptions/exclusions appliquées pour retenir l'information, et une seule plainte, sur le retard. 

Un total de trente (30) plaintes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport. Voici les constatations du Commissaire à l'information relativement aux plaintes déposées :

• Une (1) plainte liée au refus d'accés n'était pas fondée ;
• Une (1) plainte liée à l'application des exemptions et/ou des exclusions a été traitée ;
• Des vingt-huit (28) plaintes reçues relativement à la prorogation de délais, six (6) ont été résolues, trois (3) n'étaient pas fondées et dix-neuf (19) ont été annulées.  

Appels déposés devant les tribunaux

Un appel a été déposé devant la Cour fédérale pour l'exercice 2008-2009, qui ne s'est pas encore prononcée.

Formation

En 2008-2009, les activités du Ministére visaient la sensibilisation à l'accés à l'information. L'Unité de l'AIPRP a fourni au total huit séances d'information de deux heures auxquelles ont participé 80 personnes. L'Unité de l'AIPRP a également créé le matériel de formation sur les exigences en matiére d'accés à l'information et les processus ministériels de traitement des demandes. Les employés de Sécurité publique peuvent maintenant avoir accés à ces documents sur l'intranet. L'Unité de l'AIPRP offre également aux employés de Sécurité publique Canada dont les responsabilités touchent l'accés à l'information des séances de formation individualisée sur les procédures ministérielles. Le Ministére espére ainsi accroître ses ressources pour offrir aux employés des séances de formation plus fréquentes et approfondies et pour élaborer du matériel et des ressources de formation.

Processus informel

Lorsqu'il est possible de le faire, les employés du Ministére fournissent l'information au public de façon informelle. Par exemple, la Direction générale des Communications répond à de nombreuses demandes d'information venant des médias et du public canadien. De plus, le site Web du Ministére est une bonne source d'information puisque les contrats d'une valeur de plus de 25 000 $ et les dépenses engagées par les cadres supérieurs y sont souvent mis à jour. Étant donné la nature délicate d'une grande partie de l'information que détient Sécurité publique Canada, il n'y a que peu d'occasions de divulguer d'autres types d'information de façon informelle.

Salle de lecture publique

En vertu de la Loi sur l'accés à l'information,les institutions doivent désigner un espace dans leurs bureaux comme salle de lecture publique de consultation des documents. Les documents divulgués en application de la loi pendant l'année en cours, ainsi que pendant les deux années précédentes, peuvent être consultés sans frais. Les coûts de photocopie sont de 20 ¢ la page. La salle de lecture est située au 269, avenue Laurier Ouest, au 11e étage, Ottawa (Ontario). Les consultations se font sur rendez-vous uniquement, du lundi au vendredi, de 10 h à 15 h, à l'exception des jours fériés.

Annexe A:

Annexe B:

Exigences en matière de rapports supplémentaires pour 2008-2009

En plus des exigences relatives à l'établissement de rapports dont on traite au formulaire TBS/SCT 350-62, « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information », les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit, en utilisant le présent formulaire :

Partie III - Exceptions invoquées

• Article 13
  • Paragraphe 13(e) 0

• Article 14
  • Paragraphe 14(a) 2
  • Paragraphe 14(b) 2

• Partie IV - Exclusions citées
  • Paragraphe 69.1 (1) 0

Date de modification :

2022-08-12