Audit ciblé – Remboursement des dépenses liées au télétravail

Mars 2022

Introduction

Contexte

La pandémie de COVID-19 a fait en sorte que Sécurité publique Canada (SP) a adopté un environnement de travail qui est en grande partie à distance, et la plupart des employés travaillent virtuellement depuis le 16 mars 2020. Pour accommoder ses employés, SP a fourni un remboursement des dépenses engagées par les employés pour installer un bureau à domicile et mener des activités gouvernementales.

L’Unité des politiques financières, des systèmes et des opérations au sein du Bureau du contrôleur du Secteur de la gestion ministérielle (SGM) a conçu et mis en œuvre le processus de remboursement des dépenses liées au télétravail, qui a été communiqué à l’aide de la Politique ministérielle sur les réclamations des dépenses des employés liées au télétravail. Selon la Politique :

« Les employés peuvent demander un remboursement allant jusqu’à 500 $ (incluant les taxes et frais de livraison applicables) pour les achats effectués entre le 16 mars 2020 et le 31 mars 2022. La limite maximale jusqu’à concurrence de 500 $ s’applique au total des deux années financières »

Le processus de remboursement des dépenses liées au télétravail nécessite une collaboration dans l’ensemble de la direction de SP pour veiller à ce qu’un pouvoir discrétionnaire soit exercé dans l’application de la Politique et à ce que les dépenses soient approuvées conformément à la Politique ministérielle et à la Loi sur la gestion des finances publiques, (LGFP) principalement :

• Article 32 – Pouvoir de s’assurer que des fonds suffisants sont disponibles pour couvrir les dépenses liées au télétravail proposées
• Article 33 – Pouvoir d’émettre le paiement en vue du remboursement des dépenses liées au télétravail
• Article 34 – Pouvoir de certifier l’admissibilité de l’employé au remboursement des dépenses liées au télétravail

Objectif et portée de l’audit

L’objectif de cet audit ciblé était de montrer que le processus de remboursement des dépenses liées au télétravail du Ministère et les contrôles connexes appuient la conformité aux lois, aux politiques, aux directives et aux procédures pertinentes.

La portée de l’audit incluait le processus de remboursement des dépenses liées au télétravail pour les réclamations des employés, y compris les transactions, les dossiers, les politiques et les procédures connexes maintenus par la Direction générale du contrôleur du SGM, en collaboration avec d’autres groupes responsables du Secteur et d’autres intervenants dans l’ensemble de SP. L’audit traite de la période allant du 16 mars 2020 au 14 janvier 2022 (c.-à-d. respectivement la date de début de la période d’admissibilité aux remboursements et la date de fin de l’audit).

La portée de l’audit ne comprenait ni les demandes de remboursement des dépenses des employés faites en vertu de la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ni les achats faits pour le compte d’employés à l’aide de cartes d’achat ministérielles.

Méthodologie et approche de l’audit

Une méthodologie d’audit a été élaborée pour chacun des critères établis (voir l’Annexe) afin d’examiner le domaine suffisamment et de façon appropriée pour appuyer l’atteinte de l’objectif de l’audit ciblé.

Pour exécuter la mission, les méthodes suivantes ont été utilisées :

Entrevues

De multiples entrevues ont été menées avec l’Unité des politiques financières, des systèmes et des opérations au sein de la Direction générale du contrôleur. Les communications avec cette équipe étaient maintenues lors de chaque étape de l’audit, ce qui a aidé à accroître la compréhension, parmi les auditeurs, du processus de remboursement des dépenses liées au télétravail, en plus de faciliter l’accès aux transactions de réclamation connexes qui étaient mises à l’essai.

Examen des documents

Les documents pertinents ont été examinés, y compris :

• La Politique ministérielle sur les réclamations des dépenses des employés liées au télétravail;
• L’orientation sur les demandes de remboursement des dépenses des employés liées au télétravail
• Le diagramme du processus de traitement des demandes de remboursement des employés pour les dépenses liées au télétravail, et rôles et responsabilités;
• LGFP : Articles 32, 33, 34;
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor.

Analyse et mise à l’essai des données

Les données provenant de l’ensemble des demandes de remboursement des employés pour les dépenses liées au télétravail ont été recueillies le 10 août 2021. Un échantillon de  10% des 730 demandes, constitué de 73^{Note de bas de page1} demandes, a ensuite été préparé au hasard et à l’aide d’un échantillonnage discrétionnaire. Les demandes ont été mises à l’essai à l’aide de critères d’audit établis, dont la conformité à la Politique ministérielle et à la LGFP.

Conformité aux normes professionnelles

Cet audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur l’audit interne du Gouvernement du Canada, comme soutenu par les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Observations

Observation no 1 : Le processus de remboursement des employés pour les dépenses liées au télétravail est généralement conforme aux exigences des politiques et des lois.

Du 13 août 2020 au 10 août 2021, le Ministère a traité, au total, 730 demandes générales de remboursement des dépenses liées au télétravail, et celles-ci couvraient 1 132 transactions. Le total des remboursements versés aux employés était de 223 271,78 $.

À l’aide de notre échantillon de 71 réclamations, nous avons constaté que les dépenses remboursées étaient :

• admissibles, en fonction de la définition énoncée dans la Politique (même si la direction aurait pu parfois faire preuve d’un plus grand pouvoir discrétionnaire – voir l’observation no 3) – 71/71;
• engagées par des employés pendant la période d’admissibilité – c.-à-d. après le début des ententes de télétravail, le 16 mars 2020 – 71/71;
• conformes aux preuves de paiement versées au dossier – 70/71;
• inférieures ou égales à la limite de 500 $ – 70/71;
• autorisées par le délégataire approprié, conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP – 69/71 et 70/71, respectivement.

Le niveau des contrôles attestés et liés à l’article 33 de la LGFP (c.-à-d. pouvoir d’effectuer le paiement) a été jugé suffisant, ce qui fait en sorte qu’aucune mise à l’essai détaillée n’a été menée dans ce domaine. Nous avons toutefois vérifié si des remboursements avaient surpassé la limite de 500 $ (les résultats font l’objet d’une discussion plus loin).

Observation no 2 : Dans de nombreux cas, l’engagement des dépenses et l’autorisation de l’engagement (c.-à-d. l’article 32 de la LGFP) étaient exercés après l’achat.

La Politique ministérielle demande que les employés fournissent une description des articles qu’ils souhaitent acheter et, s’ils sont admissibles, leur gestionnaire doit préapprouver l’achat en vérifiant que des fonds suffisants sont disponibles aux fins du remboursement, conformément à l’article 32 de la LGFP. 

Entre le début des ententes de télétravail, le 16 mars 2020, et la mise en œuvre de la Politique, le 13 août 2020, il était acceptable que l’article 32 soit autorisé après qu’un employé ait déjà fait un achat pour répondre à ses besoins relatifs au télétravail. Par contre, lorsque la Politique est entrée en vigueur, on s’attendait à ce que les employés demandent des autorisations en vertu de l’article 32 à leur gestionnaire avant de faire leur achat.

Nous avons constaté que la majorité des autorisations en vertu de l’article 32 dans notre échantillon ont été accordées après que l’achat ait été fait par l’employé, y compris 40 cas (56%) pendant la période où la Politique était en vigueur et obligeait les employés à obtenir une autorisation en vertu de l’article 32 avant d’effectuer un achat. 

Même si l’incidence financière d’accorder une autorisation en vertu de l’article 32 après un achat est faible puisque les gestionnaires peuvent toujours refuser une demande de remboursement pour un achat déjà fait par les employés, le fait d’accorder une autorisation en vertu de l’article 32 avant que l’employé n’effectue un achat est toujours une pratique prudente pour les gestionnaires. Cela pourrait aussi permettre d’éviter une pression potentielle sur les relations entre le gestionnaire et son employé si un article douteux est acheté et que l’employé s’attend à ce qu’il soit approuvé aux fins de remboursement, mais qu’il ne l’est pas.

Observation no 3 : Le pouvoir discrétionnaire de la direction pourrait être renforcé en ce qui a trait à l’admissibilité des articles approuvés aux fins de remboursement et aux preuves de paiement acceptées.

Admissibilité des articles

La Politique ministérielle fournit une orientation générale sur le type de biens qui sont admissibles ou non admissibles aux fins de remboursement, sans être trop normative. Elle incite les gestionnaires à faire preuve de souplesse et à être raisonnables au sujet des demandes de remboursement des employés pour les dépenses liées au télétravail, tout en mettant l’accent sur l’importance du pouvoir discrétionnaire et du bon jugement. Un article peut être conforme à la Politique, mais le choix de celui-ci devrait être économique et répondre à des besoins opérationnels.

Parmi les réclamations qui ont été examinées, les articles achetés par les employés étaient généralement admissibles en vertu de la Politique. Cependant, il y avait quelque cas où des options plus économiques et appropriées aux activités étaient probablement disponibles. Un examen additionnel de la part des personnes détenant les pouvoirs délégués de signature aurait donc été approprié.

Par exemple, nous avons trouvé les achats suivants, remboursés avec très peu ou pas du tout de preuve au dossier qu’un suivi a été effectué ou qu’un motif a été fourni avant leur approbation :

• 401,70 $ pour un fauteuil rembourré importé, destiné à servir de fauteuil de bureau
• 58,26 $ pour un range-tout importé en bois
• 14,99 $ pour des écouteurs pour enfants

Preuve de paiement

La Politique ministérielle exige que les employés fournissent des documents pertinents à leur achat (c.-à-d. une copie de reçu) pour accompagner leur demande.

Toutes les demandes examinées étaient accompagnées d’une forme quelconque de documentation qui servait de preuve d’achat, mais 44 des 71 (62 %) demandes examinées comprenaient des confirmations de commande ou des documents similaires au lieu d’un reçu. En outre, dans quelques cas, les documents ne contenaient aucune description des articles achetés.

Un reçu ou un document similaire (p. ex. facture payée) constitue une mesure de contrôle plus rigoureuse qu’une confirmation de commande, puisqu’il indique que le vendeur a accepté le paiement.

Les contrôles relatifs à l’article 34 de la LGFP – pouvoir de certifier que l’employé est admissible au remboursement de dépenses liées au télétravail – seraient améliorés si les reçus étaient reconnus comme le document standard accepté comme preuve de paiement. En outre, les avis de livraison pourraient être considérées comme une mesure de contrôle supplémentaire pour les achats en ligne.

Observation no 4 : Les dossiers de réclamation contiennent un ensemble cohérent de documents; la compilation des dossiers de réclamation finaux aux fins de sauvegarde dans le dépôt ministériel est en cours mais retardée.

Les dossiers de réclamation examinés comprenaient un ensemble cohérent de documents, dont une preuve de l’autorisation accordée en vertu de l’article 32 ou 34, un formulaire de demande générale de demande d’indemnisation et une preuve de paiement. Bien que les dossiers ne contenaient pas de relevés des remboursements effectués aux employés, les numéros de référence liés au système financier y figuraient, permettant ainsi d'observer une piste d'audit.

En ce qui a trait aux pratiques générales en matière de gestion de l’information (GI), les dossiers de réclamation finaux n'ont pas tous été stockés et archivés dans le dépôt ministériel (SGDDI) à la fin de la présente vérification. L’Équipe de la GI, chargée de l’archivage, a fait face à un arriéré en raison d’une augmentation de la portée générale de son travail pendant la pandémie. Selon l'équipe, 62 % de l'archivage a été réalisé et le reste devrait être terminé d'ici le 31 mars 2022.

Avec le lancement d’un nouveau dépôt ministériel (GCDocs), prévu en 2022, on s’attend à ce que les dossiers finaux y soient transférés et qu’ils y soient conservés à l’avenir.

Observation no 5 : Les renseignements saisis dans le système financier étaient généralement complets et précis; la fonctionnalité des contrôles internes au sein du système financier pourrait être améliorée.

Lorsque nous avons comparé la preuve de paiement versée au dossier et les renseignements saisis dans le SAP, nous avons constaté que l’information était uniforme. Il y avait une exception pour une réclamation dans laquelle les dépenses et les taxes connexes saisies dans le SAP ne correspondaient pas directement à la preuve de paiement versée au dossier. Cette erreur n’avait cependant aucune répercussion sur le remboursement versé à l’employé.

Pour ce qui est de la fonctionnalité du système, on nous a indiqué qu’une intervention manuelle est nécessaire dans le SAP pour empêcher les remboursements excédant la limite de 500 $. À partir de l’échantillon de saisies d’écran de paiements faits dans le SAP que nous avons examiné, nous avons trouvé seulement une réclamation qui dépassait la limite (de 14,75 $).

Nous avons aussi constaté qu’une intervention manuelle est nécessaire pour veiller à ce qu’un représentant délégué accorde une autorisation en vertu de l’article 32 ou 34 avant le versement d’un paiement. Toutes les réclamations contenues dans notre échantillon comprenaient une autorisation accordée par un représentant délégué, mais nous avons trouvé trois cas, répartis dans deux réclamations (3 %), où le représentant délégué n’était pas responsable du centre de coût pour lequel il avait exercé son pouvoir (deux cas liés à l’article 32 et un cas lié à l’article 34).

Conclusion et recommandation

Conclusion

De façon générale, le processus de remboursement des employés pour les dépenses liées au télétravail fonctionne comme prévu. Les employés ont eu l’occasion d’acheter des articles de bureau qui les aident à accomplir leurs tâches à la maison et d’être remboursés.

Des améliorations pourraient être apportées en ce qui a trait :

• à l’application de l’autorisation en vertu de l’article 32;
• au pouvoir discrétionnaire relativement à l’admissibilité des articles approuvés et aux preuves de paiement acceptées; et,
• à la fonctionnalité du système financier.

Recommandation

À la lumière de l’élaboration du Cadre pour un effectif hybride et de la migration vers un milieu de travail hybride à SP, le sous-ministre adjoint, SGM, doit veiller :

• à ce que l’on tienne compte des résultats de cette mission lors de l’élaboration et/ou de la mise à jour de politiques, de procédures et d’orientations portant sur le remboursement des dépenses liées au télétravail; et,
• à ce que l’on communique les développements et/ou mises à jour à la Politique ainsi qu’aux processus et aux systèmes connexes dans l’ensemble du Ministère.

Plan d’action de la gestion

Remerciements

La DGAIE tient à remercier tous ceux ayant apporté aide et conseils au cours de l’audit.

Annexe – Critères d’audit

Date de modification :

2022-09-02